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Centre d'aide complet

Guide complet du système de gestion documentaire HASCO Foncier. Retrouvez toutes les informations sur l'utilisation du système, la structure des données et les procédures.

Table des matières

Recherche de documents

Méthodes de recherche disponibles

Recherche simple

  • Recherche par mot-clé dans tous les champs indexés
  • Recherche par référence exacte
  • Recherche par ancien numéro de document

Recherche avancée

Filtres disponibles :
  • Commune (table: communes)
  • Section rurale (table: sections_rurales)
  • Habitation (table: habitations)
  • Type de document (carte, plan d'exploitation, autre plan)
  • Nature du document (original/photocopie, tapuscrit/manuscrit)
  • Date de création (avec différents formats supportés)
  • Auteur(s) du document

Recherche par plage de dates

Le système supporte plusieurs formats de dates :

Format complet: JJ/MM/AAAA
Mois/Année: MM/AAAA
Année seule: AAAA
Date inconnue: option spécifique disponible

Ajout et gestion de documents

Structure complète d'un document

Un document dans le système est composé des éléments suivants :

Informations principales (table: documents)
Champ Description Type
reference Référence unique générée automatiquement VARCHAR(50)
ancien_numero Ancien numéro d'inventaire VARCHAR(50)
nombre_pages Nombre de pages du document physique INT
nature_document1 Original, Photocopie, Duplicata ENUM
nature_document2 Tapuscrit, Manuscrit ENUM
nature_document3 1e, 2e, 3e expédition, Collation ENUM
Localisation géographique
  • Commune (liée à la table communes)
  • Section rurale (liée à la table sections_rurales)
  • Habitation (liée à la table habitations)
  • Système hiérarchique: Commune → Sections Rurales → Habitations
Informations physiques
superficie: Superficie concernée (texte)
echelle: Échelle du plan/carte
localisation: Localisation précise
voisins: Table séparée pour les limites (table: voisins)
Gestion des auteurs multiples

Le système permet de gérer plusieurs auteurs par document via la table document_auteurs :

Champ Description Exemple
document_id ID du document lié 154
nom Nom complet de l'auteur Jean DUPONT
qualite Qualité/fonction de l'auteur Ingénieur en chef
ordre Ordre d'affichage des auteurs 1 (premier auteur)
Important : L'auteur principal est toujours enregistré dans la table documents (champs auteur_nom et auteur_qualite). Les auteurs supplémentaires sont enregistrés dans document_auteurs.
Système de référence unique

Structure de la référence

[CodeCommune]-[CodeHabitation]-[NumDossier]-[NumDocument]
Exemple: VAR-LER-001-01

Composants de la référence

  • CodeCommune (3 caractères) : Code unique de la commune
  • CodeHabitation (3 caractères) : Code de l'habitation
  • NumDossier (3 chiffres) : Numéro séquentiel du dossier
  • NumDocument (2 chiffres) : Numéro du document dans le dossier

Référence indépendante

Pour les documents qui ne font pas partie d'un dossier standard, vous pouvez activer l'option :

use_independent_reference = 1
Cela génère une référence unique non liée au schéma dossier/document

Structure des données

Tables principales et relations

Structure hiérarchique

communes (id, code, nom)
├── sections_rurales (commune_id)
│ └── habitations (section_rurale_id)
└── documents (commune_id, section_rurale_id, habitation_id)

Tables liées aux documents

Table Description Clé étrangère
document_auteurs Auteurs supplémentaires document_id
parties_prenantes Parties impliquées document_id
requerants Requérants/ demandeurs document_id
voisins Limites et voisinage document_id
emargements Signatures et approbations document_id
commentaires Commentaires utilisateurs document_id, user_id

Traçabilité et mouvements

Gestion complète des mouvements

Table tracabilite

Champ Description Valeurs possibles
type_operation Type de mouvement sortie, retour, consultation
responsable Personne physique Nom complet
motif Raison du mouvement Consultation administrative, Déplacement notaire, Expertise, Autre
retour_prevue Date de retour prévue Date estimée
notes Informations supplémentaires Texte libre

Workflow typique

  1. Sortie : Enregistrement du prêt avec responsable et date de retour prévue
  2. Consultation : Suivi des consultations internes
  3. Retour : Marquage du document comme retourné avec date réelle
Remarque : Les mouvements sont liés aux utilisateurs via les champs user_id et return_user_id pour un suivi complet.

Système de notifications

Gestion des alertes et notifications

Types de notifications

Type Couleur Utilisation
info Bleu Informations générales
warning Orange Avertissements importants
success Vert Actions réussies
error Rouge Erreurs système

Déclencheurs de notifications

  • Document en retard de retour (traçabilité)
  • Nouveau commentaire sur un document
  • Modification importante d'un document
  • Demande de validation (pour les éditeurs)
  • Alertes système (espace disque, sauvegarde)
-- Structure de la table notifications
CREATE TABLE notifications (
id INT PRIMARY KEY AUTO_INCREMENT,
user_id INT NOT NULL,
title VARCHAR(255),
message TEXT,
type ENUM('info','warning','success','error'),
document_id INT,
is_read TINYINT DEFAULT 0,
created_at TIMESTAMP DEFAULT CURRENT_TIMESTAMP
);

Statistiques et rapports

Système de statistiques complet

Tables de statistiques

Table Objectif Données collectées
stats_documents Consultations documents date_view, views par document
stats_carteplan Consultations cartes/plans date_view, views par carteplan

Rapports disponibles

  • Consultations par période : Journalier, hebdomadaire, mensuel
  • Documents les plus consultés : Top 10, Top 50
  • Activité par commune : Répartition géographique
  • Statistiques utilisateurs : Activité par rôle
  • Mouvements de documents : Sorties, retours, consultations
Export des données : Tous les rapports peuvent être exportés au format CSV, Excel ou PDF pour analyse externe.

Gestion des utilisateurs

Rôles et permissions détaillés

Table users - Structure complète

Champ Description Valeurs/Exemple
role Niveau d'accès admin, editeur, lecteur
avatar Photo de profil Chemin du fichier image
last_login Dernière connexion Date et heure

Permissions par rôle

Action Lecteur Éditeur Admin
Consulter documents ✓ ✓ ✓
Recherche avancée ✓ ✓ ✓
Ajouter documents ✗ ✓ ✓
Modifier documents ✗ ✓ (ses propres) ✓ (tous)
Gérer traçabilité ✗ ✓ ✓
Gérer utilisateurs ✗ ✗ ✓
Paramètres système ✗ ✗ ✓
Voir statistiques Limitées Complètes Complètes
Système de validation des documents

Les documents peuvent être marqués comme validés ou non via le champ validated :

Statut Description Visibilité
validated = 0 Document en attente de validation Seulement l'auteur et les admins
validated = 1 Document validé et approuvé Tous les utilisateurs autorisés
Processus de validation :
1. L'éditeur crée un document (validated = 0 par défaut)
2. L'admin ou un éditeur senior vérifie le document
3. Si correct, le document est marqué comme validé (validated = 1)
4. Si incorrect, des commentaires sont ajoutés pour correction

Contactez-nous

Pour toute question, problème technique ou demande d'assistance, utilisez le formulaire ci-dessous.

Support technique : Nous nous engageons à répondre à toutes les demandes dans un délai de 24 heures ouvrables.
Merci de préciser la référence exacte pour un traitement plus rapide
Inclure les étapes pour reproduire un bug, les messages d'erreur, les captures d'écran si possible

Autres moyens de contact

  • Email : support@hasco-archives.ht
  • Téléphone support : +509 XX XX XX XX
  • Administrateur système : admin@hasco-archives.ht
  • Heures de support : Lundi-Vendredi, 8h-16h